پیش پرداخت و پیش دریافت در حسابداری
پیش پرداخت و پیش دریافت در حسابداری :طبق اصل تطابق درآمد و هزینه، در پایان سال مالی باید هزینه ها و درآمدهای مربوط به یک دوره به طور دقیق با یکدیگر تطابق داشته باشند. به همین دلیل، برای شناسایی بهینه درآمد و هزینه ها، نیاز به اصلاح برخی حساب ها وجود دارد و حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت نیز در این دسته قرار می گیرند.
شناسایی، ثبت و اصلاح صحیح این حساب ها به منظور گزارش دهی مالی دقیق و شفاف اهمیت دارد. هدف این مقاله آشنایی با انواع حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت همراه با نمونه های ثبت های حسابداری است. در ادامه با ما باشید.
تعاریف پایه پیش پیش پرداخت و پیش دریافت
برای درک بهتر مفاهیم پیش پرداخت و پیش دریافت، ابتدا به تعریف هر یک می پردازیم و سپس روش ثبت آن ها را در دفاتر حسابداری و چگونگی اصلاح این حساب ها در پایان سال مالی بررسی خواهیم کرد.
پیش پرداخت در حسابداری
گاه ممکن است در شرکت ها قبل از دریافت کالا، هزینه آن پرداخت شود. این مبلغ که به پیش پرداخت معروف است، مبلغی است که پیشاپیش برای خرید کالا پرداخت می شود.
ماهیت پیش پرداخت
سوالی که باید در این زمینه پاسخ داده شود این است که ماهیت حساب پیش پرداخت چیست؟ این حساب به شکل بدهکار شناخته می شود. بنابراین، افزایش آن در سمت راست (دبیر) و کاهش آن در سمت چپ (بستانکار) ثبت می گردد.
پیش دریافت در حسابداری
پیش دریافت به مبلغی اشاره دارد که قبل از تحویل کالا یا انجام خدمات، دریافت می شود. به عبارت دیگر، در موقعی که کالا به مشتری تحویل داده نشده یا خدمات ارائه نشده، وجه آن دریافت شده و به این مبلغ پیش دریافت گفته می شود.
ماهیت پیش دریافت
در حسابداری، حساب پیش دریافت دارای ماهیت بستانکار است. به این معنا که افزایش این حساب در سمت چپ ثبت می شود و کاهش آن در سمت راست. آگاهی از ماهیت حساب ها هنگام ثبت معاملات امری ضروری است.
تفاوت های کلیدی بین پیش پرداخت و پیش دریافت
یکی از تفاوت های اصلی بین حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت این است که پیش پرداخت نمایانگر پولی است که ما به شرکت ها پرداخت کرده ایم، در حالی که پیش دریافت وجوهی است که شرکت ها به ما داده اند.
همچنین، پیشپرداخت ماهیتی بدهکار دارد، در حالی که پیش دریافت ماهیتی بستانکار دارد. به طور کلی، پیش پرداخت دارایی های شرکت و پیش دریافت بدهی های آن به شمار می آید.
انواع پیش پرداخت در حسابداری
پیش پرداخت ها به انواع مختلفی تقسیم می شوند. برخی از این موارد عبارتند از: پیش پرداخت خرید کالا، پیش پرداخت دارایی ثابت، پیش پرداخت دارایی جاری، پیش پرداخت سرمایه، پیش پرداخت مالیات، پیش پرداخت وام و پیش پرداخت حسابداری دولتی.
پیش پرداخت خرید کالا
در هنگام خرید کالا، اگر پرداخت قبل از دریافت کالا انجام شود، این مبلغ به عنوان پیش پرداخت خرید کالا شناخته می شود.
پیش پرداخت: دارایی یا بدهی؟
پیش پرداخت در واقع یک دارایی به حساب می آید، چرا که وجهی که پرداخت شده، متعلق به شرکت بوده و در نتیجه در سمت بدهکار ترازنامه ثبت می شود.
پیش پرداخت دارایی ثابت
این نوع پیش پرداخت به مبلغی اشاره دارد که بابت خرید دارایی ثابت (مانند زمین، ساختمان و ماشین آلات) به صورت پیش پرداخت داده می شود.
پیش پرداخت دارایی جاری
اگر هزینه ای قبل از دریافت دارایی های جاری (مثل مواد اولیه یا سهام) پرداخت شود، آن مبلغ پیش پرداخت دارایی جاری نامیده می شود.
با مطالعه این مفاهیم، می توانیم درک بهتری از فرآیندهای حسابداری مرتبط به پیش پرداخت و پیش دریافت داشته باشیم.
پیش پرداخت در حسابداری دولتی
در حسابداری دولتی، پیش پرداخت یکی از انواع دارایی ها به شمار می آید که به عنوان حساب دائمی شناخته می شود و به سال مالی بعد منتقل می شود. پیش پرداخت در این زمینه به مبلغی اشاره دارد که پیش از تحویل کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت می شود.
پیش پرداخت سرمایه
دارایی های ثابت به عنوان یکی از انواع دارایی ها در حسابداری به شمار می روند و شامل موارد زیر هستند
- ماشین آلات
- تجهیزات
- و دیگر دارایی های مشابه
این نوع دارایی ها به عنوان دارایی های سرمایه ای نیز شناخته می شوند و به نوعی سرمایه شرکت به حساب می آیند. مبلغی که بابت خرید این نوع دارایی ها به صورت پیش پرداخت پرداخت می شود، به عنوان پیش پرداخت سرمایه ای نامیده می شود.
پیش پرداخت مالیات
پیش پرداخت مالیات به مبلغی اشاره دارد که بر اساس قوانین مالیاتی پرداخت می شود. اما هنوز موعد رسیدگی و تعیین مالیات قطعی برای شرکت فرارسیده است. به عنوان مثال، مبالغ پرداخت شده به عنوان مالیات بر ارزش افزوده در هنگام خرید کالا، نمونه ای از پیش پرداخت مالیات می باشد.
این مبلغ در آینده با حساب پیش دریافت مالیات بر ارزش افزوده تسویه و مورد رسیدگی قرار می گیرد. همچنین، معافیت های مالیاتی نیز باید در نظر گرفته شوند.
انواع پیش دریافت ها
پیش دریافت ها در حسابداری به انواع مختلفی تقسیم می شوند که در زیر به برخی از آن ها اشاره می شود:
پیش دریافت اعتبار اسنادی
این روش یکی از روش های مطمئن برای پرداخت است که خریداران و فروشندگان در معاملات خود به کار می برند. در هنگام گشایش اعتبار اسنادی، مبلغی از طرف بانک دریافت می شود که این مبلغ به عنوان پیشدریافت اعتبار اسنادی شناخته می شود.
پیش دریافت: بدهی یا دارایی؟
پیش دریافت به مبلغی اطلاق می شود که قبل از تحویل کالا یا ارائه خدمات از مشتری دریافت می شود. این حساب به طور کلی یک حساب دائمی و جزء بدهی ها است و دارای ماهیت بستانکار می باشد. به این معنا که افزایش در حساب پیش دریافت در سمت بستانکار و کاهش آن در سمت بدهکار ثبت می شود.
پیش دریافت پیمان
پیش دریافت پیمان به مبلغی اشاره دارد که پیمانکار از کارفرما قبل از انجام کار دریافت می کند. این وجه به پیمانکار پرداخت می شود تا بتواند هزینه های اولیه پروژه را تامین و کار را آغاز کند.
پیش دریافت پیمانکاری
گاهی اوقات مبلغی به عنوان پیشدریافت از طرف شرکت های پیمانکاری دریافت می شود. این پیش دریافت به دلیل ماهیت خاص شرکت های پیمانکاری، به عنوان پیشدریافت پیمانکاری شناخته می شود.
در نهایت، دانستن مفاهیم و روش های پیش پرداخت و پیش دریافت در حسابداری، می تواند به مدیران و حسابداران کمک کند تا به طور موثری در مدیریت درآمدها و هزینه ها فعالیت کنند و گزارش های مالی دقیق تری ارائه دهند.
پیش دریافت خدمات
پیش دریافت خدمات به مبلغی اشاره دارد که یک شرکت قبل از ارائه خدمات به مشتری دریافت می کند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت حسابداری با یک شرکت دیگر قرارداد ببندد تا در طول یک سال کارهای حسابداری آن را انجام دهد، مبلغی که در ابتدای قرارداد دریافت می شود، پیش دریافت خدمات محسوب می شود.
پیش دریافت درآمد
پیش دریافت درآمد یک نوع بدهی است که زمان فروش کالا یا ارائه خدمات به مشتری به وجود می آید. در این وضعیت، شرکتی مبلغی را دریافت کرده و متعهد می شود در آینده کالا یا خدماتی را به مشتری ارائه دهد.
این مبلغ به عنوان بدهی شرکت به مشتری محسوب می شود و به ویژه در شرکت های بازرگانی که به دلیل معاملات کلان این هزینه ها را دریافت می کنند، ثبت می شود.
پیش دریافت فروش در ترازنامه
پیش دریافت فروش به مبالغی اشاره دارد که بابت فروش کالا قبل از تحویل کالا دریافت می شود. این مقدار به صورت یک حساب بدهی و دارای ماهیت بستانکار ثبت و در ترازنامه در قسمت بدهی ها قرار می گیرد.
پیش پرداخت مالیات
پیش پرداخت مالیات شامل مبلغی است که به عنوان مالیات قبل از موعد رسیدگی دریافت می شود. مثلا در زمان فروش کالا، مبلغ مالیات بر ارزش افزوده که دریافت می شود، پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده محسوب می شود. این مبلغ در آینده با مبلغ مالیات بر ارزش افزوده تسویه می گردد.
پیش دریافت های جاری
پیش دریافت ها به عنوان یک بدهی برای شرکت محسوب می شوند و به دلیل انتظار تسویه سریع، به عنوان بدهی های جاری شناخته می شوند. تا زمان تحویل کالا یا ارائه خدمات، این مبلغ پیش دریافت جزء بدهی ها باقی می ماند.
پیش پرداخت و پیش دریافت در حسابداری
ثبت حسابداری پیش پرداخت
ثبت دقیق پیش پرداخت ها در دفاتر حسابداری اهمیت بالایی دارد. مبلغ پیش پرداخت باید به شکلی صحیح و دقیق ثبت شود تا در گزارش های مالی خللی ایجاد نشود.
ثبت پیش پرداخت هزینه: مبلغی که بابت هزینه ای که هنوز محقق نشده و در آینده در نظر گرفته شده پرداخت می شود، باید به عنوان پیش پرداخت هزینه ثبت گردد. ماهیت این حساب بدهکار است. به عنوان مثال، اگر یک شرکت مبلغ بیمه یک ساله ساختمان را در ابتدای سال پرداخت کند، این مبلغ به عنوان پیش پرداخت بیمه ثبت می شود.
سند پیش پرداخت هزینه: به این شکل ثبت می شود که حساب پیش پرداخت هزینه مربوطه، بدهکار و حساب بانک، بستانکار می شود. برای مثال:
- حساب پیش پرداخت بیمه (بدهکار)
- بانک (بستانکار)
ثبت پیش دریافت در حسابداری
پیش دریافت به عنوان یکی از مهم ترین حساب ها در حسابداری عمل می کند و باید به صورت دقیق ثبت شود. زمانی که مبلغی را به عنوان پیش دریافت از مشتری دریافت می کنیم، این مبلغ بدهی ما به مشتری خواهد بود و در حساب پیش دریافت ثبت می شود.
سند حسابداری پیش دریافت: این ثبت به صورت زیر است:
- بانک (بدهکار)
- پیش دریافت درآمد (بستانکار)
پیش دریافت فروش کالا: در حالتی که مبلغ دریافت شده مربوط به فروش کالا باشد، به این شکل ثبت می شود:
- بانک (بدهکار)
- پیش دریافت فروش کالا (بستانکار)
پیش دریافت خدمات: هنگامی که مبلغی را بابت خدماتی که در آینده ارائه می شود، دریافت می کنیم، این مبلغ پیش دریافت درآمد خواهد بود و به شکلی مشابه ثبت می شود.
عملیات حسابداری مربوط به پیش دریافت فروش
در هنگام تحویل کالا که بابت آن پیش دریافت شده، ممکن است سه حالت متفاوت پیش آید:
- پیش دریافت برابر با فاکتور فروش باشد
در این حالت، حساب پیش دریافت فروش را بدهکار و حساب فروش کالا را بستانکار ثبت می کنیم:
- پیش دریافت فروش کالا (بدهکار)
- فروش کالا (بستانکار)
- پیش دریافت بیشتر از فاکتور فروش باشد
اگر مبلغ پیش دریافت بیشتر از فاکتور فروش باشد، مبلغ اضافی باید به حساب های پرداختنی ثبت شود. در این صورت ثبت به شکل زیر خواهد بود:
- پیش دریافت فروش کالا (بدهکار)
- فروش کالا (بستانکار)
- حساب های پرداختنی (بستانکار)
- پیش دریافت کمتر از فاکتور فروش باشد
وقتی پیش دریافت کمتر از فاکتور فروش باشد، ما به التفاوت به حساب های دریافتنی ثبت می شود:
- پیش دریافت فروش کالا (بدهکار)
- حساب های دریافتنی (بدهکار)
- فروش کالا (بستانکار)
اصلاح حساب پیش پرداخت ها در حسابداری
در پایان سال مالی، به منظور تهیه صورت های مالی و ارائه گزارشات مالی دقیق، باید حساب پیش پرداخت اصلاح شود. اصلاح پیش پرداخت ها از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا عدم اصلاح ممکن است منجر به نادرست شناسایی هزینه ها شود و این امر به هم خوانی نداشتن هزینه های دوره با درآمدهای همان دوره و در نتیجه عدم شناسایی سود واقعی اصلی منجر خواهد شد.
ثبت اصلاحی پیش پرداخت
برای ثبت اصلاحی باید مبلغی که محقق شده، یعنی کالا یا خدمات مربوطه دریافت شده باشد، از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه انتقال داده شود. برای مثال، اگر مبلغی به عنوان پیش پرداخت بیمه واریز شده باشد، در پایان دوره مالی آن بخشی از هزینه بیمه که منقضی شده به حساب هزینه منتقل خواهد شد:
- هزینه بیمه (بدهکار)
- پیش پرداخت بیمه (بستانکار)
اصلاح حساب پیش دریافت ها در حسابداری
حساب پیش دریافت نیز به دلیل اینکه ممکن است تا پایان سال مالی بخشی از آن تحقق یافته باشد، باید اصلاح گردد. برای اصلاح حساب پیش دریافت، مبلغی که محقق شده از حساب پیش دریافت کسر و به حساب درآمد منتقل می شود.
ثبت اصلاحی پیش دریافت فروش
ثبت اصلاحی حساب پیش دریافت به صورت زیر خواهد بود:
- پیش دریافت درآمد (بدهکار)
- درآمد (بستانکار)
و اگر پیش دریافت مربوط به فروش کالا باشد، ثبت به صورت زیر خواهد بود:
- پیش دریافت فروش (بدهکار)
- فروش (بستانکار)
نکات مهم پیش پرداخت و پیش دریافت
در هنگام ثبت پیش پرداخت و پیش دریافت ها، باید به نکات زیر توجه داشت:
- تفاوت حساب های مساعده، علی الحساب و پیش پرداخت: لازم است بدانیم که این سه نوع حساب در شرایط مختلف چه تعاریفی دارند و به چه اهدافی مورد استفاده قرار می گیرند.
- استهلاک پیش دریافت ها: توجه به اینکه برخی از پیش دریافت ها ممکن است با گذشت زمان نیاز به تعدیل داشته باشند، باید در تهیه صورت های مالی مورد توجه قرار گیرند.
- ثبت دقیق و درست: هر ثبت حسابداری باید با دقت و بر اساس مستندات و فاکتورها انجام شود تا از بروز خطا در گزارش های مالی جلوگیری شود.
- بایگانی اسناد مالی: اسناد مالی مربوط به پیش پرداخت ها و پیش دریافت ها باید به درستی بایگانی شوند تا در صورت نیاز به راحتی قابل استناد باشند.
با رعایت این نکات و انجام عملیات حسابداری به شیوه استاندارد، می توان از دقت و صحت گزارش های مالی اطمینان حاصل کرد.
تفاوت مساعده، علی الحساب و پیش پرداخت
این سه اصطلاح در حسابداری به شکل های مختلفی مورد استفاده قرار می گیرند و هر کدام کاربرد خاص خود را دارند:
1.مساعده:
- این مبلغ به عنوان کمک به افراد پرداخت می شود.
- معمولا در بحث حقوق و دستمزد به کارگران، مساعده ای پرداخت می شود که در پایان ماه از حقوق آن ها کسر می گردد.
- هدف مساعده کمک مالی به کارکنان برای پوشش نیازهای فوری است.
- علی الحساب:
- علی الحساب مبلغی است که بابت انجام بخشی از کار پرداخت می شود.
- این مبلغ به فرد پرداخت می شود تا برای ادامه کار خود تامین مالی کند، در حالی که هنوز کار به پایان نرسیده است.
- معمولا این پیش پرداختها به عنوان قسمتی از حقوق یا حقوق ماهانه محسوب میشوند که زودتر از موعد پرداخت می گردند.
- پیش پرداخت:
- این مفهوم به مبلغی اشاره دارد که برای کارهایی که هنوز انجام نشده، پرداخت می شود.
- به طور کلی، پیش پرداخت به عنوان نوعی تعهد مالی در نظر گرفته می شود که هنوز خدمات یا کالاهایی در ازای آن ارائه نشده است.
استهلاک پیش دریافت ها
استهلاک پیش دریافت ها به فرآیند کاهش تدریجی مبلغ پیش پرداخت شده برای خدمات یا کالاهایی که هنوز تحویل داده نشده اند، اشاره دارد. این مفهوم مهم است زیرا به حسابداران کمک می کند تا مطمئن شوند که پس از تحویل خدمات یا کالاها، پیش پرداخت ها به درستی در حساب ها لحاظ شود.
مثال:
اگر مبلغ ۵,۰۰۰,۰۰۰ ریال به عنوان پیش دریافت برای فروش کالا دریافت کنیم و ۳۰% از کالا را یک ماه بعد تحویل بدهیم، باید ۳۰% از این مبلغ مستهلک شود. ثبت های حسابداری به صورت زیر خواهد بود:
- زمان دریافت مبلغ پیش دریافت:
- بانک 5,000,000
- پیش دریافت فروش 5,000,000
- زمان اولین مرحله از تحویل کالا
- مبلغ استهلاک پیش دریافت: 1,500,000 = 30% × 5,000,000
- پیش دریافت فروش 1,500,000
- حساب های دریافتنی 3,500,000
- فروش کالا 5,000,000
این ثبت ها باید تا زمان تکمیل تحویل کالا ادامه یابد تا مبلغ پیش دریافت به صفر برسد.
زمان اصلاح حساب های مختلط
حساب های مختلط شامل حساب هایی هستند که بخشی موقت و بخشی دائمی دارند، مانند پیش پرداخت ها و پیش دریافت ها. به عنوان مثال، حساب پیش پرداخت اجاره قبل از اصلاح، یک حساب مختلط است که در پایان سال مالی و پس از انجام اصلاحات، بخشی از آن به هزینه اجاره (جزء حساب های موقت) و بخشی دیگر در همان حساب پیش پرداخت اجاره (جزء حساب های دائمی) باقی می ماند.
نتیجه گیری
رعایت اصول حسابداری و ارائه گزارشات مالی صحیح یکی از مهم ترین وظایف حسابداران است. حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت به دلیل تاثیر مستقیم آن ها بر گزارش های مالی و عملیات تجاری، باید به دقت مورد توجه قرار گیرند. حسابداران باید با نحوه ثبت این حساب ها و مراحل استهلاک آن ها آشنا باشند تا از صحت و دقت اطلاعات مالی اطمینان حاصل کنند.
نرم افزار حسابداری الماس نوین
اگر به دنبال یک نرمافزار حسابداری جامع، دقیق و مقرونبهصرفه برای مدیریت امور مالی و اداری کسبوکار خود هستید، نرمافزار حسابداری الماس نوین انتخابی عالی است. این نرمافزار با ۲۰ سال سابقه و تجربه، تمام نیازهای حسابداری شما را پوشش میدهد. از مدیریت حسابها، گزارشهای مالی، دریافت و پرداخت، تا حقوق و دستمزد، انبار و تولید، و مودیان همهچیز در این نرمافزار بهطور دقیق و بهروز طراحی شده است.
با الماس نوین، دیگر نگران امور مالی و حسابداری نباشید؛ این نرمافزار به شما کمک میکند تا مدیریت مالی دقیق و حرفهای داشته باشید و در راستای رشد کسبوکارتان گام بردارید.
لینک قیمت و خرید نرم افزار های حسابداری الماس نوین
